1. Var ute i så god tid som möjligt
Egentligen är det så enkelt som att ju tidigare vi får frågan desto lättare är det för oss att uppfylla alla önskemål. Ett event kan ju också vara olika omfattande med t.ex. specialdekorer som tar tid att få fram. Logistiken kring de flesta event handlar just om planering och koordination av arbetsresurser och olika produktioner. Tidsfaktorn är avgörande för att lyckas leverera på optimalt sätt och även att kunna hålla uppskattad budget. Men därmed inte sagt att vi kan ’trolla’ ibland och göra det omöjliga möjligt, men som regel är det bara fördelar med att vara ute i god tid för alla inblanade parter.
2. Tänk igenom eventets omfattning, syfte, innehåll och tema
Alla event har ju oftast alltid ett tema, vilket i sin tur sätter ramar för innehåll och utförande. Temat baseras i sin tur av eventets syfte - att lansera en produkt, att marknadsföra en kampanj, att inviga en ny lokal, att fira ett jubileum eller att ha premiär på en ny förställning. Vi anpassar alltid våra dekorförslag utefter de olika teman och har alltid fler alternativ i beredskap. Sammanhanget är också avgörande för planerinmgen - är det ett event för ett slutet sällskap med privatgäster eller företagskollegor, eller kanske en mer offentlig tillställning med pressbevakning och kändismingel.
3. Uppskatta alltid ungefärlig budget för eventet
Det här är den vanligaste ’hur-långt-är-ett-snöre’ frågan för de flesta event. Vi hjälper givetvis alltid till med att ge förslag och råd kring kostnader, beroende på eventets omfattning, syfte och val av lokal. Här är också tidsfaktorn avgörande - gott om tid för t.ex. monteringar och dekorationer gör det möjligt att arbeta med mindre antal personal, men är det ont om tid gäller det omvända. Generellt gäller regeln att merparten av kostnaderna är förknippade med arbetstimmar (också givetvis när på dygnet man arbetar), mindre del av en budget är direkt knutna till rena material som dekor och teknik.
4. Ange eventlokal och tidsramar för genomförande
Valet av eventlokal spelar stor roll i arbetet med olika event. Många ställen kräver mer dekor, andra kräver mer av planerad logistik som t.ex. flöden av gäster. Hänsyn måste tas till varje lokals förutsättningar och t.ex. hur praktiskt det är att arbeta på plats. Här kommer också tidsramarna in - hur lång tid har vi på oss att rigga dekoren - hur länge håller eventet på - och när kan vi riva allt och städa undan de sista bitarna… All denna tidsanpassade och platsberoende logistik påverkar direkt kostnaderna för alla event.
5. Bolla alltid olika lösningar och ge förfrågan en andra chans
Vanligtvis får vi först en relativt enkel och kort förfrågan på de flesta event, som oftast från kund kräver en hyggligt snabb uppskattning av kostnader - dvs vi måste på relativt kort tid presentera en offert, många gånger med tillhörande skisser. Ju mer info vi har (enl. alla punkter ovan) desto lättare att ’pricka rätt’ med kundens önskemål. Detta gäller inte minst när fler leverantörer pitchar på samma uppdrag. I en seriös kundförfrågan ingår dock alltid en ’andra chans’, speciellt vid tillfällen när inte alla omständigheter kring eventet kan presenteras i ett tidigt stadium. Det finns alltid flera olika lösningar och svar på samma fråga, så ge oss bara chansen så kommer vi alltid kunna leverera till full belåtenhet och med garanterat bra resultat!
